Tietosuojaseloste

Asiakas- ja markkinointirekisteri

1 Rekisterinpitäjä

WhiteZone Oy
Kirkkokatu 20, 90100 Oulu
puh. +358 10 286 5500
etunimi.sukunimi@whitezone.fi
www.whitezone.fi

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mika Paakkanen
puh. +358 50 4616422
mika.paakkanen@whitezone.fi

3 Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavana WhiteZone Oy:llä toimii:
Mika Paakkanen
mika.paakkanen@whitezone.fi
+358 50 4616422.

4 Rekisterin nimi

WhiteZone Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten asiakassuhteen sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi ja markkinoinnin kohdentamiseksi. Rekisteriin kerätään tietoja asiakkailta ja muista julkisista tietolähteistä.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden ja näiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita.

Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.

6 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri pitää sisällään WhiteZone Oy:n asiakasyritysten ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja, joita ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli, asiakasryhmä sekä muut asiakassuhteen ja markkinoinnin hoitamiseen liittyvät tiedot.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas- ja markkinointirekisterin henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään ja muista julkisista tietolähteistä.

8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tarvittavia asiakastietoja voidaan luovuttaa laillisiin käyttötarkoituksiin viranomaisille. Tietoja voidaan siirtää myös WhiteZone Oy:n markkinointirekisteriin. WhiteZone Oy luovuttaa yksittäistapauksessa rekisteröidyn tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää WhiteZone Oy:tä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii WhiteZone Oy:tä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon WhiteZone Oy:n hallussa olevasta tietokannasta.

9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja käsitellään ja säilytetään ensisijaisesti EU/ETA –alueella, eikä viedä EU/ETA –alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja käsitellään ja säilytetään EU/ETA –alueen ulkopuolella varmistetaan, että kyseisten maiden kanssa on voimassa oleva sopimus henkilötietojen käsittelystä. Tästä on esimerkkinä EU:n ja Yhdysvaltojen välille sovittu Privacy Shield järjestely.

10 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti, allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle ja liittää mukaan kopio kuvallisesta henkilötodistuksesta.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.

12 Rekisterin suojaus

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina sähköisessä muodossa. Tietoverkko ja IT-laitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuureilla ja tiedot sijaitsevat salasanojen takana. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa, jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.

13 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

14 Tietojen poistaminen ja säilytysaika

WhiteZone Oy poistaa rekisteristä rekisteröidyn tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta. Henkilötietoja käsitellään markkinoinnin ja asiakassuhteen voimassaolon ajan sekä sen jälkeen tarpeellisen ajan takuu- ja virhevastuiden hoitamiseksi.

Henkilötiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää WhiteZone Oy:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

Sivuston tietosuoja

1 Tiivistelmä

  • Verkkosivustomme sisältää yhteydenottolomakkeen, jonka kautta henkilö voi lähettää yhteydenottopyynnön tai pyytää oikeutta ladattaviin sisältöihin.
  • Käytämme evästeitä, verkkojäljitteitä ja muita seurantatekniikoita, joilla saamme tietoja sivustojemme käytöstä ja toiminnasta.
  • Tarkoituksemme on parantaa sivustojen käyttökokemusta ja tuotteidemme ja palvelujemme markkinointia.

2 Täysimittainen lauseke

Tässä käytännössä on kuvattu sivustomme tietosuojakäytännöt. Yleinen henkilötietojen käsittely on kuvattu edellä kohdassa asiakas- ja markkinointirekisteri.

Sivustoissa olevat evästeet auttavat sisällön mukauttamisessa, sivuston parantamisessa ja kehittämisessä, kävijäseurannassa sekä relevanttien online-markkinointitoimien toteuttamisessa. Kun käyt sivustoissamme, hyväksyt tällaisten evästeiden käytön. Jos et halua asettaa evästeitä laitteeseen, selainasetukset kannattaa päivittää ja käyttää yksityistä selausta sivustoissamme tai hyödyntää seurantasuojaustyökaluja.

Joitakin evästeitä tarvitaan sivuston toimivuuden tai tietoturvan vuoksi ja niitä käytetään aina. Tämä asiakirja ei koske tällaisia olennaisia evästeitä.

3 Verkkosivuston yhteydenottolomake

Henkilö voi sivuston kautta pyytää meiltä yhteydenottoa lähettämällä siitä pyynnön sivustolla olevan lomakkeen kautta. Lomakkeella voi myös pyytää oikeutta erilaisiin ladattaviin sisältöihin. Lomakkeen kautta henkilö lähettää meille

  • Nimen / Yrityksen nimen
  • Sähköpostiosoitteen
  • Puhelinnumeron

Näiden tietojen käsittely on kuvattu edellä kohdassa asiakas- ja markkinointirekisteri.

4 Web-sivuston mukautus ja kehitys

Evästeillä ja muilla tekniikoilla kerättyjen tietojen avulla voimme hahmottaa, milloin ja miten kävijät löytävät sivustomme, ovat niiden kanssa vuorovaikutuksessa ja poistuvat niiltä. Tämän jälkeen näillä tiedoilla mm.

  • parannetaan sivustojemme näkyvyyttä ja käytettävyyttä,
  • paikannetaan mahdollisia teknisiä ongelmia ja korjataan niitä,
  • toimitetaan mukautettua ja asiaankuuluvaa sisältöä sinulle.

5 Web-markkinointitoimet

Keräämiämme tietoja voidaan käyttää myös markkinointiin. Kun saamme tietoja sivuista, joilla olet käynyt, tai aiemmin ostamistasi tuotteista, voimme kohdistaa markkinointia paremmin jatkossa.

Emme myy henkilökohtaisia tietojasi kolmansien osapuolten mainostajille.

6 Yleisesti evästeistä

Evästeillä voimme kerätä tietoja sivustomme käytöstä. Näitä tietoja ovat muun muassa

  • käytetyt selaimet ja käyttöjärjestelmät,
  • viittaavien sivustojen (liikenteen alkuperän) verkko-osoitteet,
  • vierailujen päivämäärä, aika, määrä ja kesto,
  • se, mitä sivuja ja elementtejä on katsottu,
  • se, mitä linkkejä, painikkeita tai muita kohteita on napsautettu
  • ja mitä lomakkeiden tekstikenttiin on kirjoitettu.

Evästeissä voi olla selaimessasi yksilöllisiä tunnuksia, jotka ovat yleensä satunnaisia numeroita ja kirjaimia sisältäviä merkkijonoja. Niiden avulla voimme tunnistaa selaimesi, kun palaat sivustollemme.

Käytämme sekä ensimmäisen osapuolen (WhiteZone Oy:n määrittämät) että kolmannen osapuolen evästeitä (muun toimittajan kuin WhiteZone Oy:n määrittämät), jotka välittävät tietoja kyseiselle kolmannelle osapuolelle, kun vierailet WhiteZone Oy:n sivustossa.

Evästeillä myös seurataan reaktioitasi sinulle lähetettäviin sähköposteihin, viestin välittämisen onnistumista sekä sen jälkeisiä vierailuja verkkosivuillamme.

7 Tietojen keruusta kieltäytyminen

Voit lopettaa evästeisiin perustuvan tietojen keräämisen milloin tahansa säätämällä selainasetuksia tai peruuttamalla keräysluvan kolmansien osapuolten sivuilla (lisätietoja on alla olevassa taulukossa). Huomaa, että jotkin sivustomme ominaisuudet edellyttävät evästeiden käyttöä. Evästeasetuksia käsitteleviä ja niiden muuttamisessa auttavia sivustoja on paljon, kuten aboutcookies.org.

Keräämme joitakin tietoja evästeiden kautta yllä kuvatulla tavalla seuraavien palveluntarjoajien avulla. Jos et halua poistaa evästeiden seurantaa käytöstä kokonaan (selainasetuksista), voit peruuttaa luvan yksittäisiltä kolmansilta osapuolilta alla olevista linkeistä.

Evästeen toimittaja Evästeen käyttötarkoitus Lue lisää Tietojen keruusta kieltäytyminen
Facebook Pixel Relevanttien mainosten toimittaminen Lue lisää Tietojen keruusta kieltäytyminen
Google Ads Relevanttien mainosten toimittaminen Lue lisää Tietojen keruusta kieltäytyminen
Google Analytics Sivuston tietojen mittaaminen ja kehittäminen Lue lisää Tietojen keruusta kieltäytyminen

Huomaa, että nämä kieltomekanismit toimivat selaimeen asetettavien evästeiden avulla. Tämän takia evästeiden käytön on oltava sallittu selaimessa, jotta näitä asetuksia voidaan käyttää. Jos poistat tai tyhjennät evästeet tai vaihdat käyttämääsi selainta, nämä asetukset on määritettävä uudelleen.

Edellä mainittujen lisäksi käytämme seuraavia analyysi- eli seurantaevästeitä:

Leadfeeder: palvelulla pyritään tunnistamaan ja kertomaan mistä yrityksestä sivuston kävijä on tullut. Lisäksi palvelu kertoo sivut, joilla kävijä on vieraillut. Lue lisää Leadfeederin evästekäytännöistä: https://www.leadfeeder.com/cookies-and-tracking/

Mailchimp: lähetämme palvelulla asiakas- ja markkinointisähköpostia. Evästeiden avulla seuraamme vastaanottajan reaktioita lähetettyihin sähköposteihin. Palvelu on kytketty verkkosivuihimme, jolloin voimme seurata vastaanottajan vierailuja sivustollamme. Vastaanottaja voi milloin tahansa lopettaa sähköpostien vastaanottamisen viestin lopussa olevasta linkistä. Lue lisää palvelun yksityisyydestä: https://mailchimp.com/legal/privacy/

8 Kolmannen osapuolen sivustot

Emme ole vastuussa mistään kolmansien osapuolten sivustoista, joille siirryt sivustomme kautta, eikä tämä käytäntö kata niiden käytäntöjä. Henkilökohtaisia tietoja koskeva käytäntömme ei kata tietoja, joita kolmansien osapuolten sivustot keräävät, joten kyseisten sivustojen tietosuojalausunnot on syytä lukea huolellisesti.

WhiteZone Oy ei hallinnoi kolmansien osapuolten sivustojen evästeitä. Kolmannet osapuolet ovat vastuussa näiden evästeiden toiminnasta ja henkilökohtaisten tietojen käsittelemisestä.

Kolmansien osapuolten evästeiden hyväksymis- ja estämiskäytännöt vaihtelevat markkinointikampanjakohtaisesti, ja niiden määritykset tulevat kolmansilta osapuolilta ja sovellettavista laeista.

Tietosuojaselosteen hyväksyntä

Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 5.8.2020.