(Päivitetty 15.4.2021)

Ohjeita Microsoft Teamsin pienryhmätilojen käyttöön

12/2020: Teamsiin on lisätty mahdollisuus jakaa kokouksen osallistujat pienempiin ryhmiin. Lue tietoa tärkeimmistä ominaisuuksista ja ohjeet huoneiden käyttöön.

Mitä hyötyä Teamsin pienryhmätiloista on?

Ominaisuus mahdollistaa esimerkiksi kokouksen yhteisen aloittamisen, siirtymisen tämän jälkeen ryhmätyöskentelyyn ja lopuksi palaamisen samaan kokoukseen. Merkittävää on myös kokouksen järjestäjän mahdollisuus seurata kaikkia pienryhmiä ja lähettää niihin viestejä. Huoneiden käyttöön liittyy vielä alkuvaiheessa rajoituksia, mutta ominaisuuksia parannetaan päivitysten yhteydessä.

Tietoja huoneiden ominaisuuksista

•­ Vain kokouksen järjestäjä voi luoda huoneita

•­ Tällä hetkellä huoneiden luominen on mahdollista vain työpöytäsovelluksella

•­ Kokouksiin voi osallistua sovelluksella tai selaimella

•­ Huoneiden luominen on mahdollista vasta kokoukseen liittymisen jälkeen

•­ Huoneiden määrä on 1-50 ja osallistujia voi olla enimmillään 350

•­ Osallistujat voidaan määritellä huoneisiin vasta kun he ovat liittyneet kokoukseen

•­ Toistuvien kokousten huoneet ovat käytössä myös tulevissa kokouksissa. Myös osallistujien määrittelyt huoneisiin tallennetaan (4/2021 aikana)

•­ Voit siirtää osallistujia huoneesta toiseen myös huoneiden ollessa avoinna (4/2021 aikana)

•­ Huoneisiin lisätään mahdollisuus ajastimen käyttöön (4/2021 aikana)

 

Vaatimukset käyttöönotolle

Ylläpitäjä:

•­ Ota seuraavat asetukset käyttöön Microsoft Teams -hallintakeskuksesta

•­ Salli pikakokoukset kanavilla

•­ Salli kanavan kokouksien ajoittaminen

•­ Salli yksityisten kokousten ajoittaminen

•­ Salli pikakokoukset yksityisissä kokouksissa

Kokouksen järjestäjät ja osallistujat:

•­ Päivitä Teams-sovellus uusimpaan versioon (työpöytä ja mobiili)

•­ Ota asetuksista käyttöön uusi kokouskokemus

Näin käytät Teamsin pienryhmätiloja

Huoneiden luominen on siis tässä vaiheessa mahdollista vasta kokouksen alettua ja osallistujat voidaan jakaa huoneisiin vasta heidän liityttyään kokoukseen. Tulevat päivitykset tuovat tähän käyttöä helpottavia muutoksia. Tässä yksinkertaiset ohjeet pienryhmätilojen käyttöön. Huomioi edellä mainitut vaatimukset käyttöönotolle.

Esimerkissä kokouksen järjestäjä kutsuu kokoukseen neljä osallistujaa, jakaa heidät osaksi aikaa kahteen ryhmään ja lopuksi kaikki palaavat samaan pääkokoukseen.

Kokouksen aloittaminen ja pienryhmätilojen luominen

 

Kokouksen järjestäjänä aloita uusi tai ajoitettu kokous Teams-työpöytäsovelluksella.

Valitse “Pienryhmätilat

Valitse montako tilaa tarvitset. Voit määrittää osallistujat huoneisiin automaattisesti tai manuaalisesti. Koska esimerkkitapauksessamme osallistujat halutaan jakaa tiettyihin ryhmiin, valitaan ”manuaalisesti” ja ”luo tilat”.

Näet nyt kaksi luotua huonetta, jotka ovat tyhjiä ja suljettuja.


Kokoustilojen asetukset

 

Tarkista ”Pienryhmätilat – kokoustilojen asetukset”.

Jos valitset ”Siirrä ihmiset automaattisesti avattuihin huoneisiin”, niin heidän ei tarvitse erikseen hyväksyä siirtämistään.

Jos valitset ”Anna ihmisten palata pääkokoukseen”, he voivat palata pääkokoukseen ilman kokouksen järjestäjän hyväksyntää.

Voit halutessasi nimetä huoneet uudelleen.


Määritä osallistujat huoneisiin

Kun osallistujat liittyvät kokoukseen, voit määrittää heidät huoneisiin.

Näet nyt huoneiden tiedoissa osallistujien nimet.

Voit vielä tarvittaessa muuttaa määrittelyä.


Huoneiden avaaminen ja niihin siirtyminen

Määritettyäsi osallistujat voit avata huoneet ja määrittämäsi osallistujat siirtyvät niihin.

Koska asetuksista valittiin ”Siirrä ihmiset automaattisesti avattuihin huoneisiin”, osallistujat saavat kuvan ilmoituksen.

 

Muutoin osallistujat saisivat oheisen ilmoituksen, jossa heidän tulee hyväksyä siirtyminen.


Kokouksen järjestäjän ilmoitus ryhmiin

Kokouksen järjestäjä voi lähettää kaikkiin huoneisiin yhteisiä ilmoituksia.

Kaikki osallistujat näkevät korostetun viestin.


Kokouksen järjestäjän osallistuminen huoneiden toimintaan

 

Kokouksen järjestäjällä on työpöytäsovelluksen avulla mahdollisuus seurata ja osallistua kaikkien huoneiden keskusteluihin. Tämä ei vaadi siirtymistä huoneisiin.


Pienryhmätilojen sulkeminen

Kun pienryhmätyöskentely halutaan lopettaa, kokouksen järjestäjä sulkee tilat ja osallistujat siirtyvät takaisin yhteiseen kokoukseen.

Koska asetuksista valittiin ”Siirrä ihmiset automaattisesti avattuihin huoneisiin”, osallistujat saavat huoneen sulkemisen yhteydessä kuvan ilmoituksen.

 

Muutoin osallistujat saisivat oheisen ilmoituksen, jossa heidän tulee hyväksyä siirtyminen takaisin pääsivulle.


Muutamia yleisiä ongelmatilanteita

Osallistujan yhteys yhteiseen kokoukseen katkeaa

Kokouksen järjestäjällä on nähtävillä lista osallistujista. Tarvittaessa hän voi lähettää uudelleen liittymispyynnön.

Osallistuja voi myös itse liittyä uudelleen yhteiseen kokoukseen.

Osallistujan yhteys pienryhmätilaan katkeaa

Kokouksen järjestäjällä on nähtävillä lista pienryhmätilojen osallistujista. Jos henkilön nimen yhteydessä ei näy tekstiä “Kokouksessa”, voi järjestäjä kutsua hänet takaisin huoneeseen.

Osallistuja saa kutsun liittyä takaisin pienryhmätilaan.

Osallistuja voi liittyä uudelleen huoneeseen myös ilman kutsua.

“Liity huoneeseen” tai “Palaa takaisin” aiheuttaa yhteyden katkeamisen

 

Siirtymisten yhteydessä osallistuja näkee myös vaihtoehdon “Liity huoneeseen/ Liity pienryhmätilaan” sekä “Palaa takaisin/ Palaa pääkokoukseen“. Niiden valitseminen aiheuttaa kuitenkin yhteyden katkeamisen. Näyttäisi siltä, että asetuksella “Anna ihmisten palata pääkokoukseen” ei ole vaikutusta asiaan.

Jos käytössä on “Siirrä ihmiset automaattisesti avattuihin huoneisiin“, ei käyttäjän tarvitse tehdä mitään siirtymisen yhteydessä. Muulloin ohjeista osallistujia käyttämään ainoastaan aiemmin ohjeessa mainittuja valikoita.

Tarvittaessa noudata edellä neuvottuja tapoja palata kokoukseen.

Älä käytä tätä huoneeseen siirtymiseen.

Älä käytä tätä pääkokoukseen palaamiseen.

Ilmoitus yhteyden katkeamisesta.

Kaipaatko apua Teamsin tai muiden Microsoftin ohjelmistojen käyttöön?

Saat meiltä asiantuntevan avun ohjelmistojen oikeaoppiseen käyttöönottoon ja ominaisuuksien käyttämiseen. Paras vaihtoehto on ottaa meidät mukaan jo suunnitteluvaiheessa, jolloin saatte ajantasaisen tiedon ohjelmistojen ominaisuuksista, sekä parhaista käytännöistä toteutukseen.

Ota yhteyttä asiantuntijaamme

Mika Paakkanen

Partner, Lisenssit ja ohjelmistot, OmaPilvi -palvelut

mika.paakkanen@whitezone.fi

Puh. +358 50 461 6422

Jätä yhteydenottopyyntö, soitamme sinulle

Lue lisää